人前で説明するのが苦手。そう感じている人がいます。ビジネスパーソンなら、社内のミーティングもあれば、社外の人に対する説明や講義などもあります。このときに、どう話せば良いかがわからないと悩んでいる。
こういうときは、次の3点を意識してみてはいかがでしょうか。
1点目は、ゴールの設定。説明をした相手に、それを聞いた後に何をして欲しいかを明確にすること。多くの人がこれをやっていません。あるいは、設定の仕方が不十分。
例えば、社内のミーティング。説明をした後にどうして欲しいかと尋ねると、「内容を理解して欲しい」と答える人がいます。果たして、内容を理解してもらうことをゴールにしても良いのでしょうか。
内容を理解しても、すぐに忘れるかもしれません。
内容を理解しても、そのとおりに実行してくれないかもしれません。
内容を理解しても、やり方がわからずに実行できないかもしれません。
このように、ゴールの設定が不十分だと、いくら説明をしても意味がなくなってしまう。だから、説明をした後に促したい行動を明確にすることが大切なんです。
わかりやすいのが、モノを売る局面。いくらモノが良いと説明しても、「お申込みください」と伝えなければ、「ふーん」で終わってしまう。ここまで話せば「買ってくれ」と言っているのと同じだと思っているのは、あなただけ。はっきりと言葉にすることが大事。
2点目は、相手の理解。説明を聞く相手が、説明する内容をどれだけ知っているかについて把握していること。１点目が将来を意味するのに対して、こちらは現状。
相手の理解がゼロなのか、30なのか、80なのかによって、ゴールまでの距離が変わります。また、相手の理解にかかわらず同一の説明をするにしても、比重の置き方が変わってきます。相手によって説明の仕方が変わってくるのです。
特に説明は、対面で行っています。オンラインのときもあるでしょう。いずれにせよ、相手の反応が見える局面です。書面だけで伝える局面と大きく違うのは、相手の反応が見えること。これを活用しない手はありません。
ところが、説明が上手ではないと自認している人は相手を見ていません。あらかじめ用意したシナリオを話しまくっている。まるで、採用面接で暗記してきた内容を披露するような。
相手が説明に追いついていないなら繰り返して説明するとか、すでに知っているために退屈しているなら簡略して説明するとか、対面だと強弱をつけることができます。相手の様子をみたうえで対応を柔軟に変えていくことで、随分と伝わりやすい説明になるハズ。
3点目は、全体像の提示。ゴールに向けて何を説明するかを明示すること。第1章、第2章とか、ステップ１、ステップ２というように、ゴールに至る道筋の概要を伝えるのです。
説明が上手ではないと自認している人は、いきなり細かな話をしだす傾向があります。相手が全体像すら理解していないところ、実務レベルの手順から説明し始めるのです。これでは、聞いている方は説明の行方がわからないため、不安だけが募ります。
何かの手順を説明するなら、極めてシンプルなケースから取り上げるべし。もちろん、実務ではさまざまなケースがあります。でも、それは、それに遭遇したときに説明すれば良い。まだ全体像すら見えていない相手に対して説明する内容じゃない。
この3点を意識するだけでも、かなり説明力がアップするでしょう。あとは、これを補足するようなテクニックだったり、その他のスキルだったりと、自ら学んでいくことで説明がどんどん上手になっていきます。
結局は、学びの姿勢があるかどうか。説明が上手ではないと自認しているなら、プレゼンの解説本を1冊でも読んでみれば良い。そういうセミナーを受講しても良い。今までと違う学びがなければ、いつまで経っても同じ結果しか得られません。
ここ１、２ヶ月の間に、何冊の本を読んだでしょうか。いくつのオンライン・セミナーを受講したでしょうか。たとえ緊急事態宣言の中であっても、学びの姿勢がある人は学ぶことを止めていません。あなたは、どう？
