ビジネスの世界で、信じられないこと。それは、電話で連絡すること。2019年の夏になっても電話で用件を伝えようとする人がいるのが信じられない。
こんな話をすると、こんな反論をする人がいるかもしれません。「急な用事のときには、必要だろう」と。それは極端なケース。急ぎのときに電話をかけるのは、当たり前。
ビジネスであろうが、プライベートであろうが、今すぐ連絡をとらなければならないときには、電話が一番適しています。今すぐ確認しないと大変なことになるときに、悠長にメールやSNSのメッセンジャーを使っていちゃ、いつ返事が来るかがわからない。だから、そんな緊急なケースは電話を使わないことがむしろ問題。
ここで問題視しているのは、急ぎでもないのに電話をしてくるケース。その理由は、こちらの仕事を強制的に止めてしまうから。集中して仕事に取り組んでいても、電話が鳴った瞬間に、それに対応しなければいけない空気があります。
なので、強いポリシーがなければ、電話に出ると無批判に受け入れている人が多い。その反対に、電話をかけたなら、電話に出なければおかしいと批判されがち。どうしてお前は電話に出ないんだと。
しかし、電話に出ると、集中していた仕事を中断しなければなりません。緊急の用事でないことに無理やり付き合わされた挙げ句、乗りに乗っていた仕事に対して、いったん手を止めることを余儀なくされる。
その電話の用件が終わると、電話の前のような集中していた状態に戻す必要があります。とはいえ、一瞬でその状態に戻るのは無理。一定の時間がかかります。つまり、急な用件でもないのに電話をかけることは、生産性を著しく下げることに等しいのです。
ボクにかかってくる電話の99パーセントは、急ぎの必要がないもの。電話をかけてくる相手にとっては急ぎのこともありますが、ボクから言わせれば、もっと早く確認することができる内容。1日前であったり、1週間前であったり、1ヶ月前であったりと。
単に、電話をかけてくる相手の準備不足に他ならない。そんな理由で、こちらの生産性を強制的に下げて良い理由はどこにもない。社会的な損失を強要することは許されません。実際、ボクの周りでは、事前にメールやSNSのメッセンジャーを使う人が大半。いきなり電話をされた事実を思い出すのが大変なくらいに、稀なこと。
もちろん、電話が鳴ったことに気づけば、当然に出ます。たとえ仕事の生産性が下がったとしても、急な用件かもしれないからです。
ところが、今はスマホの時代。基本、音を鳴らす設定にしません。スマホで音を鳴らす設定にしている人の割合は少ないハズ。ガラケーじゃなく、スマホですからね。アプリがピコピコ鳴ってうるさいったらありゃしない。そんな設定のため、電話が鳴ったことに気づかないことも多い。その結果、自ずと電話に出ない状態になっています。
だから、所属する事務所から電話があったときに、それに気づかずに応答できないことも少なくない。しかし、何度も着信が残っていない限り、または、留守電が残っていない限り、あえて折り返すことはしない。なぜなら、急な用件ではないから。
実際、電話を折り返さなくても、これまで支障が出たことはない。昔は真面目に折り返していたのですが、そのときには問題が片付いていたか、あるいは、そんなに急ぎでなかったかのいずれか。結局、今すぐの用事ではないのです。
もし、今すぐに連絡を取りたいのなら、何度も着信履歴が残っているはずだし、また、留守電にも残すでしょう。事務所からの急ぎなら、自宅の電話番号もわかっている。さらに、これだけSNSで情報発信しているボクなら、FacebookやTwitterなど何かしら連絡をとる手段はある。そこまでアクセスしやすい環境があるのです。
もっとも、普段から「何度も着信がなかったり、留守電が残されていなかったりするなら、ボクは折り返さないから」とも話しています。急ぎではない電話に出る必要がないことをあらかじめ伝えています。こうして、一緒に仕事をする人たちに、「急ぎじゃないなら電話をするな」「前もってメールしなさい」と周知しています。
こんな取り組みは、今のビジネスパーソンにとって何の違和感もない話。もし、「えっ、何、それ」と不審に思ったなら、そのほうがズレている。今すぐ矯正しましょう。もう、2019年なんですから。
