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38分でA4一枚分の文章を書き上げる秘密を教えます

 今日、一通のメールが届きました。11時2分に、そのメールに目を通します。

 メールの内容は、活動報告を書いて欲しいという依頼。ボクが所属する組織が外部公表する文書に、ボクが仕切っているプロジェクトの内容を紹介したいとのこと。

 この外部公表の文書に、プロジェクトの活動報告を掲載するのは初めてのこと。というのも、プロジェクトが組成されたのは2018年1月。活動している期間は、まだ、1年7ヶ月。

 去年版の文書を作成する時点では、プロジェクトの活動はまだ報告できるような状況ではありませんでした。目に見える形で活発化したのが2018年の12月頃のため、今年版の文書に記載してはどうかと話を持ちかけられたというワケ。

 加えて、今年版の文書を作成する担当者が、交代したばかり。初めての取り組みで、「きっと大変だろうなあ」という思いもあったため、協力してあげたい気持ちが強まってもいました。

 というのも、ボクも何人かの人からの原稿をとりまとめる機会があることから、その苦労がよくわかる。期限に間に合わない人もいれば、記載内容のレベルが十分ではない人もいます。だから、とにかく早く原稿が揃っているほうが、その後の対応も選択肢も広がる。

 そこで、11時5分には、この原稿に今すぐ取り掛かろうと決意します。当初予定していた仕事は午後に回しても間に合うため、作業の順番を入れ替えることにしました。

 とはいえ、今回、初めて掲載する内容となります。昨年版の文書に掲載していないため、チョロチョロっと更新することで済ますなんて、できない。今年版の文書のために、1年7ヶ月の活動のまとめる必要がある。

 その執筆に求められているボリュームは、A4サイズで一枚程度。このボリュームだけでも抵抗感を覚えるかもしれません。また、書けたとしても時間がかかることもある。あなたなら、どれくらいの時間があれば、書き上げられるでしょうか。

 ボクが依頼された執筆を終えて、担当者にメールを返信したのが、11時43分。つまり、メールを読んでから成果物を提出するまでの時間は、38分。そこそこの速さ。実際、すぐに原稿が手に入ったと、依頼者に喜んでもらえましたし。

 原稿を早めに仕上げられたなら、生産性が高まりますよね。もし、2時間、3時間かかるなら、3倍、4倍の生産性になります。時間を短縮できた分だけ、他の仕事に着手したり、休んだり、趣味に没頭したりできます。

 このように、ボクが38分で、1年7ヶ月の活動をA4一枚でまとめることができたのには、秘密があります。何も特別なことはしていません。変わった訓練も不要。

 それは、常に文字にすること。なぜなら、思考やネタが文字化されているなら、コンテンツに仕上げることが極めて容易になるから。先日のブログ『コンテンツ化に必要な、文字の「見える化」』で紹介したとおり。

 今回のケースでいえば、ボクが仕切っているプロジェクトの活動について、実は、こまめに文字に起こしていたのです。5ヶ月ほど前に、別の目的で、その時点までの活動状況を簡単にまとめていました。だから、それに基づき、その後の状況も反映しながら、今回の文章をサクッと作れたのです。

 そう聞くと、「な~んだ、竹村さん。ゼロから作ったワケじゃないのですね。それだったら、早く書けますよ」と思った方もいらっしゃるかもしれません。すでに、まとめたものがあるなら、誰だってサクッと書けると。

 でも、本当に誰でも書けるのでしょうか。

 では、5ヶ月ほど前につくった簡単なまとめは、どうやって作ったのでしょうか。

 これは、普段からプロジェクトの議事メモを作成していたからに他ならない。しかも、後日に別のコンテンツに活かせることを意識しながら議事メモを作っている。だからこそ、必要なときにサクッとできるのです。ここが大事なポイント。

 普段からコツコツやっていることは、時間が経てば経つほど大きく効いてくる。学生時代の受験勉強と同じ。受験の間際になってから勉強を始めても、膨大な量をこなさなきゃいけないため、大変なことが目に見えている。

 なんて偉そうに言っているボクも、学生の頃はまったく理解できていませんでした。コツコツの凄さを実感できたのは、つい最近のこと。

でも、これは紛れもない真実。ここだけの内緒ですよ。

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